Panduan Menggunakan Borang Penilaian Keperluan Menambah Pekerja

1. Tujuan Borang Penilaian

• Objektif: Borang ini digunakan untuk menilai sama ada benar-benar terdapat keperluan menambah pekerja baru. Ini bagi mengelakkan pengambilan pekerja yang tidak perlu dan memastikan bajet serta sumber manusia digunakan secara efisien.

• Analisis: Ia membantu dalam menganalisis beban kerja, justifikasi kewangan, serta kualiti dan kuantiti pekerja yang diperlukan.

2. Bahagian-bahagian Borang Penilaian

• Maklumat Asas

  • Bahagian ini merangkumi maklumat seperti jabatan, jawatan yang ingin diisi, nama penyelia, tarikh permohonan, dan sebab utama untuk menambah pekerja.

  • Contoh:

    • Jabatan: Sumber Manusia

    • Jawatan: Eksekutif Kewangan

    • Nama Penyelia: Khairul Alias

    • Tarikh: 14 Oktober 2024

    • Sebab Utama: Peningkatan beban kerja dalam pengurusan kewangan.

• Justifikasi Pengambilan

  • Bahagian ini meminta anda menjelaskan sebab-sebab spesifik keperluan pekerja baru. Justifikasi ini boleh merangkumi:

    • Pertambahan beban kerja

    • Projek baru yang memerlukan lebih ramai pekerja

    • Penggantian pekerja yang telah berhenti atau akan bersara

    • Peningkatan kemahiran yang diperlukan

  • Jelaskan juga apakah impak jika pekerja baru tidak diambil.

• Penyelesaian Alternatif

  • Di sini anda perlu menilai sama ada terdapat penyelesaian alternatif seperti menggunakan freelancer, pekerja sementara, atau melatih pekerja sedia ada untuk mengisi kekosongan.

  • Ini juga boleh melibatkan automasi proses atau penyusunan semula tugas dalam pasukan.

• Anggaran Kewangan

  • Bahagian ini merangkumi kos gaji, faedah, dan peruntukan bajet untuk pekerja baru. Anda perlu menjelaskan sama ada bajet sedia ada mencukupi atau perlu ditambah.

• Keperluan Kemahiran

  • Nyatakan kemahiran khusus yang diperlukan untuk jawatan tersebut. Ini penting untuk memastikan hanya calon yang layak dipertimbangkan.

  • Contoh:

    • Kemahiran Teknis: Pengalaman dalam perakaunan menggunakan perisian Xero.

    • Kemahiran Interpersonal: Kebolehan berkomunikasi dengan baik dan bekerja dalam pasukan.

• Tempoh Diperlukan

  • Tentukan bila pekerja baru diperlukan dan adakah ia bersifat jangka pendek (kontrak) atau tetap. Sertakan tarikh sasaran untuk pengambilan dan pelan onboarding.

3. Proses Pengisian dan Semakan

• Pengisian oleh Penyelia atau Pengurus Jabatan: Borang ini perlu diisi oleh penyelia atau pengurus jabatan yang terlibat secara langsung dengan pengurusan beban kerja dan memerlukan pekerja baru.

• Semakan oleh HR: Setelah borang diisi, jabatan Sumber Manusia perlu menyemak semua maklumat dan memastikan justifikasi adalah kukuh sebelum meluluskan pengambilan.

• Pengesahan Bajet: Bahagian kewangan perlu mengesahkan sama ada bajet sedia mencukupi untuk menampung pekerja baru sebelum proses pengambilan diteruskan.

4. Tindakan Selepas Penilaian

• Sekiranya keperluan untuk menambah pekerja telah disahkan, HR boleh memulakan proses pengambilan dengan menyusun iklan pekerjaan, penilaian calon, dan temuduga.

• Jika keperluan tidak disahkan, pertimbangan harus diberikan kepada alternatif lain seperti penyusunan semula tugas atau automasi proses.

5. Dokumentasi dan Pemantauan

• Rekod: Simpan salinan borang penilaian ini dalam fail HR untuk tujuan audit dan pemantauan.

• Pemantauan: Sekiranya pengambilan pekerja baru tidak diteruskan, lakukan pemantauan berkala untuk melihat sekiranya keperluan pekerja masih relevan di masa hadapan.